Persona trabajando por ordenador Metodología

El Rol del Facilitador en una Sesión Online: Reglas y 12 Consejos

15/04/20 10 min. de lectura

Como consecuencia del Coronavirus muchos nos hemos visto en la necesidad de teletrabajar, esto supone modificar como hacemos las cosas, como nos relacionamos y comunicamos, además de garantizar que mantenemos o incluso mejoramos nuestra productividad… casi nada!!!

Después de unas semanas estamos normalizando la situación y nos empieza a surgir la necesidad de hacer sesiones agile para diferentes objetivos: hacer una ideación, crear un plan conjunto, validar o tomar ciertas decisiones, etc.

Hacer estas sesiones físicamente es sencillo pero ahora, nos toca hacerlas online y por eso he escrito este post, para enseñarte cómo ser facilitador de una sesión en remoto.

Las sesiones online también necesitan un rol facilitador para que tengan éxito

Es posible que tengas reuniones con muchas personas que pueden tener diferentes objetivos:

  • hacer una ideación,
  • crear un plan conjunto,
  • validar o tomar ciertas decisiones

Por la importancia de las mismas o incluso ahora por estar todos a distancia necesitan de un rol ‘facilitador’.

Es importante reflexionar sobre el beneficio de enfocar la sesión de esta forma, pensar sobre ¿Cuál es el entregable? ¿Lo tienen que generar el grupo? ¿Permite asegurar que cumplimos un plan? 🤔 No significa que no se tenga la sesión sino que nos ocupemos de pensar si es el mejor medio para conseguir un fin.

Puedes ir al grano usando este índice:

multiconferencia con muchas personas por ordenador

Cómo prepararte como facilitador para una sesión online:

Teniendo en cuenta que tenemos un contexto diferente, perdemos la comunicación no verbal, hay que contar con que pueden surgir imprevistos y siempre que se pueda tener un plan B por si algo falta.

Además tenemos que tener en cuenta la situación en la que se encuentran los participantes: en su casa, es posible que tengan que ocuparse en algún momento de algún familiar, o que no dispongan de mucho tiempo.

Con todo esto en mente y un objetivo de la sesión empezamos…

Prepara la Escaleta o Step Outline

En cinematografía es una lista de las escenas que componen el relato, también se utilizan en el mundo de la facilitación agile ya que nos sirven para organizar el guion de lo que va a suceder en la sesión por minutos.

Al final es una plantilla que nos ayudará a trazar nuestro guion, tenemos que trabajar al siguiente nivel de detalle: Hora inicio, duración, tarea, detalle, responsable.

Escaleta reunión

Empezamos concretando el objetivo y los entregables de la sesión, planteando el por qué y para qué de la sesión, ¿qué tiene que pasar para que sea un éxito? Con esta reflexión clara y formulada o reformulada implicando a los interesados ya tenemos un perfecto punto de partida.

Las tres partes de una buena escaleta:

1.Comienzo:

detalle comienzo escaleta castellano

Contexto y agenda de la sesión

El grupo tiene que tener una visión compartida. Esta no es otra que el motivo por el que nos juntamos.

Es el momento perfecto para contarle a las personas que están en la sesión el papel que juegan y por qué son tan importantes para que se cumpla el objetivo de la sesión.

Queremos que todo el grupo sepa que va a suceder así que es importante contar la agenda de la sesión.

Siempre que sea posible utilizar elementos visuales proyectando una imagen o dejando la agenta en el chat de la herramienta que usáis para la sesión: Microsoft Teams, Zoom, Slack, etc.

Reglas

Estas son las grandes aliadas del facilitador. Son unas generadoras de comportamientos necesarios para la buena marcha de la sesión, además si alguien identifica que no se están cumpliendo no solo el facilitador del grupo lo pone de manifiesto, es mágico 🙂

Estas son las 7 reglas que siempre utilizo en mis sesiones online:

  • Encender la cámara.
  • Tener el micrófono silenciado y solo activarlo para hablar. Así se minimiza el ruido de la sesión. Para no interrumpir, es muy útil la opción levantar la mano para hablar (esto implica como facilitador tienes que prestar atención a esta parte).
  • Hay cosas más prioritarias. Nos tenemos que concienciar. No estamos en la oficina y si surge algo urgente, de la naturaleza que sea, el grupo lo entenderá y nos comprometemos a reconectarnos en cuanto sea posible.
  • Dejar los teléfonos a un lado para poner foco a la sesión y no distraernos.
  • Pensar en positivo y construir sobre el trabajo de un compañero. Evitamos discusiones que no suman al objetivo y quitan tiempo de la sesión.
  • Prohibido hablar en nombre de otro compañero explicando de otra forma lo que ya nos han explicado.
  • Respetar la agenda: tanto los horarios como los temas a tratar. Si surge un tema nuevo, apúntalo y trátalo en otro momento.

Romper el hielo

Necesitamos crear un clima de colaboración para que la gente se sienta lo más cómoda y participe, este punto es imprescindible.

Os dejo un artículo con diferentes técnicas para romper el hielo:

Claro, estas dinámicas parecen fáciles estando en la misma sala pero…

¿Cómo hacer una dinámica para romper el hielo en una sesión online?

Lo primero es que selecciones qué dinámica quieres hacer y para eso tienes que tener en cuenta: cuantas personas sois y el tiempo que le podemos dedicar a esta actividad.

¿Cómo podemos llevar estas dinámicas al medio remoto? Nos podemos ayudar de mil cosas, unos ejemplos aplicandos a las dinámicas del otro post:

  • Construir una historia con dados online: en lugar de dados físicos puedes usar una web con dados virtuales.
  • Dos verdades y una mentira: podemos utilizar una herramienta online para votar, esta dinámica me encanta!!!!
  • Exponer algo positivo: del día, de la situación o lo que nos apetezca. Esta es una dinámica muy rápida y es genial para cuando no hay mucho tiempo.
  • Expresar emociones: para facilitar la comunicación yo pediría que la pantalla nos permita mostrar la parte superior del cuerpo, así es más sencillo que el grupo capte la emoción que estás simulando.
  • Para las dinámicas de Compartir una afición y Exprimir un limón podemos utilizar el propio chat de la herramienta o alguna herramienta de notas online, cualquiera para gestionar retrospectivas tiene esta funcionalidad.
  • Adivina canciones, esta ha nacido pensando en poder ser implementada de forma remota 🙂

Seguro que ya se te están ocurriendo un montón. ¿Cómo te sientes hoy? ¿Un súper poder? ¿Qué ves por la ventana? ¿Si pudieras cenar con un personaje histórico… quién sería y por qué?

Hay que tener en cuenta que necesitaremos gestionar muy bien los tiempos de intervención de cada participante. Para todas nos podemos ayudar de un temporizador para gestionar el tiempo de intervención.

2. Nudo

detalle nudo escaleta castellano

Estas sesiones agile encajan para muchos objetivos, normalmente se hacen para una sesión de ideación, crear un plan conjunto, validar o tomar ciertas decisiones, retrospectiva de equipos… ¡Hay tantas y tan diversas!

Comparto un ejemplo de una sesión de ideación para que veáis como podemos llevar algo que normalmente hacemos en persona y con post-its.

Sesión de ideación:

✍️ Necesitaremos alguien que tome notas muy rápidamente o bien una herramienta online que nos permita hacer esto de forma colaborativa. Por ejemplo https://funretro.io/.

🧠 Tendremos una pizarra compartida por parte de todos los integrantes y la dinámica podría ser: primero di la idea y luego la escribes para que así otro compañero no repita, y así sucesivamente.

🙋‍♂️ En el caso que tengamos que tomar decisiones dejaremos las normas claras, si vamos a utilizar votos o necesitamos consenso.

3. Desenlace

detalle desenlace escaleta castellano

Feedback

Es importante recoger como se ha sentido el equipo en la sesión. Si nos quedamos en percepciones no lo podremos hacer mejor en la siguiente, para esto podemos preparar una encuesta o usar el chat.

Cierre con conclusiones

No te olvides de repasar los temas que han salido y no se han podido tratar en la sesión, para que quede claro cómo se avanzará en esa línea. Cuenta las conclusiones para terminar y siempre siempre los próximos pasos.

Hombre sonriendo frente al ordenador

12 Consejos para asegurar el éxito:

  1. Ten siempre la imagen del grupo completo, no solo de la persona que habla. En ocasiones hay que reconducir la sesión y es importante tener la visión de todos y su comunicación no verbal.
  2. Asegúrate de que no se pierda el objetivo de la sesión y de que todo el grupo interactúe.
  3. Intenta mantener en la pantalla una vista completa de todo el trabajo.
  4. Hacer que se cumplan las reglas (de las que hablábamos arriba).
  5. Tener en cuenta que en un momento dado alguien se puede desconectar, tenemos que facilitar esta reconexión, utilizando el chat de la herramienta y dejando por escrito lo que vamos haciendo, …
  6. Pedir feedback siempre que sea posible, aunque sea preguntando, que tal la sesión, como vamos avanzando, tenemos el chat abierto para cualquier comentario…
  7. Buscar la cohesión del grupo, con dinámicas, creando grupos pequeños, ayudará a crear consenso.
  8. Prepárate para los imprevistos, tecnológicos, ausencia de la sesión,… en una buena preparación contamos siempre con un plan B.
  9. Cuenta con momentos de descansos / paradas.
  10. Asegurar que las herramientas que se tienen que utilizar están listas para todos sin tener que perder tiempo en temas de accesos… o que las conocemos lo suficientemente bien como para utilizarlas.
  11. Si es posible cuenta con un segundo facilitador.
  12. Revisar si no tenemos ninguna dependencia del tipo que sea que pueda generar algún bloque para celebrar la sesión y que se cumplan todos los objetivos marcados.

Los equipos van a valorar el esfuerzo. Esta situación nos ha obligado a salir de nuestra zona de confort y a mirar las cosas de manera diferente, seguro que este aprendizaje nos ayuda a ser más creativos.

¡Seguro que sale genial!

Sonia S. Sansegundo

Sonia Sánchez Sansegundo

Santander Global Tech

Totalmente convencida y enamorada del Agile. Positiva. Reto: ayudar a mis compañeros a conocer y experimentar el Agile para que disfruten, igual que yo, de esta experiencia. Agile Coach

 

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